MrFox mit Brille und Kalkulation in der Hand

Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht?

Unternehmen müssen eine Datenschutz-Dokumentation haben und unter anderem ein Verzeichnis ihrer Verarbeitungstätigkeiten führen. So etwas fällt nicht vom Himmel, sondern muss von Menschen geschrieben und aktuell gehalten werden.

Diese Menschen haben in der Regel auch noch andere wichtige Aufgaben im Unternehmen, das heißt wenig Zeit und wenig Lust. Wir sind der Ansicht: Wenn man es schon machen muss, dann wenigstens einfach und unkompliziert. Aber trotzdem rechtssicher.

Richtig gefragt ist schon halb dokumentiert.

Es genügt, unsere Fragen zu beantworten. Als Nutzer werden Sie wie an einem roten Faden durch die Sachverhalte geführt und bekommen je nach Antwort andere Folgefragen angezeigt. Mit Themen, die für Sie nicht relevant sind, müssen Sie sich nicht aufhalten. Und Sie können nichts Wichtiges vergessen, denn Sie werden ja danach gefragt.

Nur sehen, was man gerade braucht.

Es gibt zahlreiche Merkmale, nach denen Sie filtern können und diese Filter kann man sogar alle miteinander kombinieren. Sie brauchen sich also immer nur die Informationen anzeigen lassen, die jetzt gerade für Sie relevant sind.

Täglich grüßt das Murmeltier?

Viele Themen müssen mit unserer Lösung für Unternehmensgruppen nicht immer wieder, sondern nur 1x dokumentiert werden: Falls zum Beispiel die „Entgeltabrechnung“ am Hauptsitz zentral für alle Tochterfirmen durchgeführt wird, verweisen die abhängigen Gesellschaften einfach dorthin und müssen nur noch mögliche Abweichungen selbst dokumentieren. Das bedeutet nicht nur initial viel weniger Aufwand, sondern auch im Falle späterer Änderungen am Verfahren.

Es geht ganz einfach. Versprochen.

Wir haben bei der Entwicklung unserer Lösung besonders darauf geachtet, dass sie einfach zu bedienen ist. Uns ist bewusst, dass unsere Nutzer noch viele andere Aufgaben haben und sich zusätzlich um das Thema Datenschutz kümmern müssen. Die Datenschutz-Dokumentation mit fox-on funktioniert so einfach und intuitiv, dass praktisch kein Schulungsaufwand entsteht und die Nutzer sich auch dann noch gut zurechtfinden, wenn sie ein paar Tage oder Woche nicht damit gearbeitet haben.

Unser schlauer Fuchs MrFOX kennt die Vorteile.
Fragen wir ihn:

Ja, selbstverständlich. Die Datenschutz-Dokumentation fragt alles ab, was die Gesetze fordern (Angaben zu den Quellen finden Sie in den Hilfetexten, wenn Sie selber nachlesen möchten).

Die gute Nachricht:

Unsere Fragen bauen logisch aufeinander auf. Wenn Sie also angeben, dass Ihr Unternehmen zu einer Unternehmensgruppe gehört, werden Fragen zu konzern-einheitlichen Verarbeitungen gestellt. Bei einem Einzelunternehmen werden diese Fragen gar nicht erst gestellt – dadurch bleibt alles auch übersichtlich.

Viele Fragen sind mit wirklich hilfreichen Hilfetexten versehen:

Es wird z. B. nicht nur die Frage gestellt, ob die Kontaktdaten des DSB veröffentlicht und er der Aufsichtsbehörde gemeldet wurde. Der Hilfetext erklärt auch, wie das geht und enthält einen Link zu einer Übersicht über die Aufsichtsbehörden.

Oft müssen Sie gar keinen Text eingeben. Denn soweit das möglich ist, setzen wir Multiple-Choice Fragen ein, die nur angeklickt werden brauchen. Es ist nämlich viel einfacher, aus einer gegebenen Menge von Stichpunkten die passenden auszuwählen, als eigene Inhalte zu formulieren.

Darüber hinaus haben Sie aber immer auch die Möglichkeit, ergänzende Texte zu hinterlegen.

fox-on ist derzeit in deutscher und englischer Sprache verfügbar. Die Aufnahme weiterer Sprachen ist technisch vorbereitet und jederzeit möglich (eventuell in Kooperation mit Ihnen?).

Alle Hilfetexte zu den Fragen können Nutzer sich (automatisiert übersetzt) in 7 weiteren Sprachen anzeigen lassen (Französisch, Italienisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Russisch, Spanisch). Das erhöht die Akzeptanz bei Mitarbeitern noch weiter, die keine deutschen oder englischen Muttersprachler sind.

Sie können sich jederzeit den aktuellen Stand Ihrer Datenschutz-Dokumentation exportieren bzw. ausdrucken – so wie Sie ihn brauchen:

  • PDF-Export – formatiert und mit Inhaltsverzeichnis
  • Word-Export – zur Anpassung an Ihr eigenes Layout und inkl. letztem Kommentar zu Fragen

Außerdem können Sie entscheiden, welche Inhalte Sie exportieren möchten:

  • „alle Inhalte“ – alle Inhalte.
  • „gefilterte Inhalte“ – nur die von Ihnen gefilterten Inhalte.

Die Darstellung über den DS-Doku-eigenen Export-Button ist reduziert auf die Fragen und die tatsächlich gegebenen aktuellen Antworten: Das ist nützlich z. B. als Beleg bei einer Anfrage einer Aufsichtsbehörde.

MrFOX ist unser Maskottchen. Mit jeder Antwort sammeln Sie MrFOX-Punkte: Sie können sich mit anderen Usern mit Ihrer Wochenleistung messen und unter Umständen auch eine schöne Belohnung für viele beantwortete Fragen erhalten. Und manchmal gibt es MrFOX-Punkte sogar zum Aufessen…

Interessiert?

Für Unternehmen, deren DSB von fox-on gestellt wird, ist die Bereitstellung der Software in der datenschutzrechtlichen Betreuung ohne zusätzliche Kosten bereits enthalten. Für alle anderen gilt: Sie können das alles auch haben.

Sie möchten nur die Software einsetzen? Sehr gern.
Was das kostet? Die Antwort lautet wenig überraschend: Das kommt drauf an. Nämlich darauf, was Sie genau brauchen oder sich wünschen.

Wir zeigen nachfolgend ein paar Beispiele, an denen Sie sich orientieren können. Jede Situation ist ein bisschen anders: Wir finden auch für Sie eine optimale Lösung.

Darf’s noch ein bisschen Meer sein?

Sie möchten lieber Ihre eigene Datenschutz-Dokumentation haben? Mit Ihrem Logo und einer eigenen URL? Kein Problem: Sprechen Sie uns gerne an.

Wenn Sie eine größere Organisationsstruktur abbilden möchten, erstellen wir Ihnen gern ein individuelles Angebot.

Für soziale Einrichtungen reduzieren wir gern die einmaligen Lizenzkosten. Bitte sprechen Sie uns an.

Als besonderes Feature bieten wir zum Beispiel Belohnungsfragen zur besonderen Kunden-Motivation an. Das erklären wir Ihnen am besten am Telefon.

Weitere Features sind bereits in Planung.

Aktuell bieten wir ein kleines, feines Audit-Modul zusätzlich an, mit dem Sie als DSB Ihre Überprüfung der Einhaltung der Datenschutzvorschriften wunderbar durchführen und gleich dokumentieren können. Das können wir zusätzlich für Sie freischalten.

Außerdem können DSBs auch ihre eigene Dokumentation (z.B. für einen Jahres- oder Tätigkeitsbericht) in einem eigenen Report-Modul anfertigen (optionales Modul). Darin lassen sich alle Datenschutz-Anfragen einfach und unkompliziert dokumentieren, strukturieren und exportieren.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann melden Sie sich gern und wir erstellen für Ihr Unternehmen oder Ihre Unternehmensgruppe ein unverbindliches Angebot.
Gerne geben wir auf Anfrage auch weitere Informationen zur technischen Umsetzung.