MrFox mit Brille und Kalkulation in der Hand

Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht?

Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO) zu führen, mag lästig sein. Mit DS-Doku erhalten Sie aber eine Allround-Lösung, die nicht nur der Dokumentation dient, sondern weitere Vorteile bietet. Wenn man es schon machen muss, dann wenigstens einfach und unkompliziert.

Mit DS-Doku sinkt der benötigte Zeitaufwand für den Datenschutzbeauftragten und die beteiligten Stellen im Unternehmen– das spart Kosten und der Belegschaft viele Nerven. Und das nicht nur, weil DS-Doku so einfach zu bedienen ist, dass kaum Schulungsaufwand entsteht.

Richtig gefragt ist schon halb dokumentiert

DS-Doku ist eine webbasierte Datenbank-Lösung. Sie ist 100% flexibel modular aufgebaut. Die Nutzer werden wie an einem roten Faden durch die Sachverhalte geführt. Je nach Antwort auf eine Frage bekommen Sie unter Umständen andere Folgefragen angezeigt: Mit nicht relevanten Inhalten und Sachverhalten müssen Sie sich nicht aufhalten.

 

Nur sehen, was man sehen möchte

Es gibt zahlreiche Merkmale, nach denen Sie filtern können: Sie brauchen sich also immer nur die Informationen anzeigen lassen, die gerade für Sie relevant sind.
Wenn Sie z. B. als DSB mit dem Leiter der IT zusammensitzen, möchten Sie vielleicht nur über technisch-organisatorische Maßnahmen sprechen, die noch nicht dokumentiert wurden oder bei denen es Klärungsbedarf gibt?

 

Keine Lust, den gleichen Sachverhalt ein Dutzend Mal zu beschreiben?

Für Unternehmensgruppen besonders interessant: Bestimmte Verarbeitungstätigkeiten (wie z. B. bei einer zentralen Entgeltabrechnung im Hauptsitz) müssen nur 1x dokumentiert werden: Aus den abhängigen Gesellschaften wird dann einfach dorthin verwiesen. Das bedeutet, dass Sie nicht nur initial weniger Dokumentationsaufwand haben, sondern auch im Falle späterer Änderungen.

MrFOX kennt die Vorteile von DS-Doku.
Fragen wir ihn:

Ja, natürlich. Es ist sicher wenig überraschend, dass in DS-Doku alle Angaben abgefragt werden, die gesetzlich erforderlich sind.

Die gute Nachricht:

Unsere Fragen bauen logisch aufeinander auf. Wenn Sie also angeben, dass ein Unternehmen zu einer Unternehmensgruppe gehört, werden Fragen zur konzern-internen Verarbeitung gestellt. Einem Einzelunternehmen werden diese Fragen gar nicht erst gestellt, was den Aufwand insgesamt erheblich reduziert.

Viele Fragen sind mit wirklich hilfreichen Hilfetexten versehen:

Es wird z. B. nicht nur die Frage gestellt, ob die Kontaktdaten des DSB veröffentlicht und er der Aufsichtsbehörde gemeldet wurde. Der Hilfetext erklärt auch, wie das geht und enthält einen Link zu einer Übersicht über die Aufsichtsbehörden.

Oft müssen Sie gar keinen Text eingeben. Denn soweit das möglich ist, setzen wir Multiple-Choice Fragen ein, die nur angeklickt werden brauchen. Es ist nämlich viel einfacher, aus einer gegebenen Menge von Stichpunkten die passenden auszuwählen, als eigene Inhalte zu formulieren.

Darüber hinaus haben Sie aber immer auch die Möglichkeit, ergänzende Texte zu hinterlegen.

Die DS-Doku ist derzeit in deutscher und englischer Sprache verfügbar. Die Aufnahme weiterer Sprachen ist technisch vorbereitet und jederzeit möglich (wir müssten dann nur gemeinsam eine Übersetzung der vorhandenen Inhalte organisieren).

Die Hilfetexte zu den Fragen können Nutzer sich aktuell (automatisiert übersetzt) in 7 weiteren Sprachen anzeigen lassen (Französisch, Italienisch, Niederländisch, Polnisch, Portugiesisch, Russisch, Spanisch). Das erhöht die Akzeptanz bei Mitarbeitern noch weiter, die keine deutschen oder englischen Muttersprachler sind.

Sie können sich jederzeit den aktuellen Stand Ihrer Datenschutz-Dokumentation exportieren bzw. ausdrucken – so wie Sie ihn brauchen:

  • PDF-Export – formatiert und mit Inhaltsverzeichnis
  • Word-Export – zur Anpassung an Ihr eigenes Layout und inkl. letztem Kommentar zu Fragen

Außerdem können Sie entscheiden, welche Inhalte Sie exportieren möchten:

  • „alle Inhalte“ – alle Inhalte.
  • „gefilterte Inhalte“ – nur die von Ihnen gefilterten Inhalte.

Die Darstellung über den DS-Doku-eigenen Export-Button ist reduziert auf die Fragen und die tatsächlich gegebenen aktuellen Antworten: Das ist nützlich z. B. als Beleg bei einer Anfrage einer Aufsichtsbehörde.

Sie möchten DS-Doku nutzen?

Sie möchten wissen was DS-Doku kostet? Die Antwort lautet wenig überraschend: Das kommt drauf an. Nämlich darauf, was Sie genau brauchen oder sich im Idealfall wünschen.

Wir zeigen nachfolgend ein paar Beispiele, an denen Sie sich orientieren können. Jede Situation ist ein bisschen anders: Wir finden auch für Sie eine optimale Lösung.

Für Kunden von fox-on ist die Bereitstellung von DS-Doku in der datenschutzrechtlichen Betreuung bereits enthalten. Für alle anderen gilt: Sie können das auch haben.

Darf’s noch ein bisschen Meer sein?

Sie möchten lieber Ihre eigene DS-Doku haben? Mit Ihrem Logo und einer eigenen URL? Kein Problem: Gegen eine einmalige zusätzliche Pauschale und mit etwas höheren monatlichen Kosten ist das problemlos möglich.

Wenn Sie eine größere Organisationsstruktur abbilden möchten, erstellen wir Ihnen gern ein individuelles Angebot.

Für soziale Einrichtungen reduzieren wir gern die einmaligen Lizenzkosten. Bitte sprechen Sie uns an.

Als besonderes Feature bieten wir zum Beispiel Belohnungsfragen zur besonderen Kunden-Motivation an. Das erklären wir Ihnen am besten am Telefon.

Weitere Features sind bereits in Planung.

Aktuell bieten wir ein kleines, feines Audit-Modul zusätzlich an, mit dem Sie die Überprüfung der Einhaltung der Datenschutzvorschriften wunderbar durchführen und gleich dokumentieren können. Das können wir zusätzlich für Sie freischalten.

Außerdem können DSBs auch ihre eigene Dokumentation (z.B. für einen Jahres- oder Tätigkeitsbericht) in einem eigenen Modul Bericht anfertigen (optionales Modul). Darin lassen sich alle Datenschutz-Anfragen einfach und unkompliziert dokumentieren, strukturieren und exportieren

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann melden Sie sich gern und wir erstellen für Ihr Unternehmen oder Ihre Unternehmensgruppe ein unverbindliches Angebot.
Gerne geben wir auf Anfrage auch weitere Informationen zur technischen Umsetzung.